Sowohl für Existenzgründer als auch für Selbstständige ist es (beinahe) überlebensnotwendig den Überblick über die eigenen Forderungen zu behalten. Nicht nur das Rechnungen geschrieben werden ist wichtig, sondern ganz logisch auch die Bezahlung der gestellt Rechnung. Dabei gibt es einige Tipps, die Gründer und Selbstständige berücksichtigen können, um nicht den Überblick über ihre Forderungen zu verlieren.
Forderungen im Blick haben
Gründer und Selbstständige sollten sich regelmäßig über die Bonität ihrer Kundschaft informieren. Dazu zählen u. a. Zahlungsfähigkeit und das Zahlungsverhalten. Auskunft darüber geben Wirtschaftsauskunfteien wie die Schufa oder Creditreform.
Bei der Erstellung von Rechnungen sollte immer auch darauf geachtet werden, dass der Zeitpunkt der Fälligkeit der Forderungen, als wann die Zahlung erfolgen soll – gilt auch für Ratenzahlungen –, festgelegt wird. Die Zahlungsmodalitäten sollten außerdem im schriftlichen Auftrag des Kunden aufgenommen werden. Dabei sollten sowohl die Art als auch der Umfang der Leistungen möglichst genau beschrieben werden.
Gründer und Selbstständige, die ihre Preise bzw. Honorare auf der Grundlage von Angeboten kalkulieren, dürfen eventuelle Fremdkosten nicht vergessen. Diese gehören ebenfalls in die Forderungen gegenüber den Kunden.
Mithilfe eines Ordnungssystems können Gründer und Selbstständige überprüfen, wann sie Rechnungen rausgeschickt haben und wann die Forderungen fällig werden. Es empfiehlt sich, dass System möglichst einfach zu gestalten, so dass man sich jederzeit informieren kann. Dazu gehört es auch, regelmäßig die Kontoauszüge des Geschäftskontos auf den Eingang von Zahlungen hin zu überprüfen.
Sollten Forderungen in Rückstand geraten, ist der einfachste und schnellste Weg ein freundliches Telefonat mit dem Kunden. In den meisten Fällen steckt nämlich keine Absicht dahinter und die Rechnung wurde schlicht und ergreifend einfach vergessen. Ggf. kann man mit dem Kunden auch einen Termin vereinbaren, bis wann dieser etwas zur verbindlichen Zahlung der Rechnung sagen kann. Sollte der Rückruf nicht erfolgen, sollte eine Zahlungserinnerung geschickt werden. Diese Zahlungserinnerung muss folgendes beinhalten:
- Rechnungsdatum,
- Rechnungsnummer,
- Betrag,
- ein neues Zahlungsziel,
- Bankverbindung und
- Informationen darüber, bis zu welchem Datum Zahlungseingänge Berücksichtigung finden.
Weiterhin können Gründer und Selbstständig überlegen, die Forderungen in Raten begleichen zu lassen. Letzter Ausweg um nicht auf seinen Forderungen sitzen zu bleiben, ist die Einleitung von gerichtlichen Schritten. Manchmal kann auch die Beauftragung eines Inkassounternehmens hilfreich sein.