Bewirtung oder Aufmerksamkeit?

Viele Gründer und Selbstständige wissen es längst: Bei der Bewirtung gelten strenge Regelungen. Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Rechnung („Bewirtungskostenbeleg“) sowie den Vermerk von Anlass und Teilnehmer. Bei den Bewirtungskosten kann die enthaltende Vorsteuer komplett abgezogen werden; beim Rechnungsbetrag sowie beim Trinkgeld lassen sich dagegen nur 70 Prozent absetzen. Außerdem muss dabei darauf geachtet werden, dass die Bewirtungskosten in der Buchhaltung von anderen Betriebsausgaben abgegrenzt und auf ein eigenes Konto verbucht werden.

Bei den sogenannten „Repräsentationskosten“ sieht es dagegen ganz anderes aus. Dabei handelt es sich um Aufmerksamkeiten wie das Anbieten von Wasser, Saft, Kaffee oder Tee sowie von Gebäck – beispielsweise bei einem Meeting oder eine Präsentation vor Kunden. Diese Art von „Bewirtung“ ist bis zu 100 Prozent steuerlich absetzbar. Und im Gegensatz zur tatsächlichen Bewirtung gibt es bei der Repräsentation keine Aufzeichnungspflicht bezüglich der Teilnehmer. Trotzdem sollten Gründer und Selbstständige unbedingt vorsichtig sein. Verbucht man versehentlich eine tatsächliche Bewirtung als vermeintliche Aufmerksamkeit, dann ist sie überhaupt nicht absetzbar – auch nicht zu 70 Prozent.

Irrtümer bei Bewirtung und Aufmerksamkeiten

Einer der häufigsten Irrtümer ist die Frage nach dem Ort der Bewirtung. Der ist nämlich nicht entscheidend, denn man kann sich auch ein Essen in den Betrieb liefern lassen und es mit dem Geschäftspartner dort verspeisen. Nur aus dem Umstand, dass das Essen statt im Restaurant im Betrieb genossen wird, wird aus einer Bewirtung noch keine vollabziehbare Aufmerksamkeit.

Ein anderer Irrtum betrifft den Wert von Lebensmitteln und Getränken. Entscheidend ist hier vor allem die verzehrte Menge. So gilt ein Glas Sekt, mit dem beispielsweise der Abschluss eines Projekts gefeiert wird, höchstwahrscheinlich als Aufmerksamkeit; die Portion Nudelsalat mit Bockwurst und Senf dagegen wahrscheinlich als Bewirtung.

Abgrenzung von Bewirtung und Aufmerksamkeit

Gebäck, Kaffee, Tee, Wasser und Säfte gehören wohl zweifelsfrei zu den Aufmerksamkeiten. Genauso belegte Brötchen und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Finger Food. Ein Buffet dagegen zählt bereits eindeutig zur Bewirtung. Im Falle einer Steuerprüfung wird das Finanzamt daher genau auf die Rechnung genschaut – vor allem nach der gelieferten Menge und der Zahl der Gäste. Bei Kuchen und Torten verlässt man ebenfalls schnell den Bereich der Aufmerksamkeiten.

Auch bei alkoholischen Getränken sollte man Vorsicht walten lassen. So hat beispielsweise das Finanzgericht Münster in einem zugegeben sehr extremen Fall die Kosten für den Ausschank von Wein und anderen alkoholischen Getränken als Bewirtungskosten angesehen.

Im Zweifel für die Bewirtung

Im Zweifel sollten Ausgaben, die nicht mehr eindeutig als Aufmerksamkeit angesehen aber auch noch nicht zwingend als Bewirtung angesehen werden können, auf das Bewirtungskonto gebucht werden. Dazu sollten Anlass und Teilnehmer notiert und die Aufzeichnung anschließend unterschrieben werden. Sollten diese Ausgaben vom Finanzamt nämlich nicht als Aufmerksamkeit anerkannt werden, kann man sie wenigstens noch als Bewirtungskosten geltend machen.