Die Finanzplanung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Businessplans und wird in der Regel auch von Kreditgebern und Investoren erwartet. Bei der Existenzgründung kann die Finanzplanung zunächst nur auf möglichst realistisch geschätzten Zahlen erstellt werden. Allerdings sollte ein Businessplan nach der Existenzgründung nicht einfach weggelegt sondern immer wieder zur Hand genommen werden. Insbesondere die Finanzplanung sollte mit den realen Zahlen kontinuierlich fortgeschrieben werden, um die Zukunft um ein vielfaches genauer planen zu können. Als vorteilhaft hat sich eine monatliche bzw. quartalsweise Aktualisierung und Fortschreibung erwiesen.
Bestandteile der Finanzplanung
Eine Finanzplanung besteht in der Regel aus mindestens drei Bestandteilen: der Liquiditätsplanung, der Umsatz- und Kostenplanung (auch bekannt unter Gewinn- und Verlustrechnung) und der Rentabilitätsvorschau. Hinzu kommt im Rahmen von Bankgesprächen auch noch eine Kapitalbedarfsplanung.
Liquiditätsplanung
Zweifellos der wichtigste Bestandteil der Finanzplanung ist die Liquiditätsplanung, denn hier werden die Zu- und Abflüsse liquider Mittel geplant. In der Planung sollte das Saldo zwischen Zu- und Abflüssen grundsätzlich immer positiv ausfallen. Natürlich kann am auch einen Überziehungsrahmen in die Planung aufnehmen, aber der sollte nur angetastet werden, wenn es zu unvorhergesehenen Abflüssen liquider Mittel kommt. Ziel einer gesunden Planung ist es, Gläubiger wie Banken, Versicherungen oder Finanzamt aber auch Lieferanten und Dienstleister rechtzeitig zu bezahlen. Ist in der Planung absehbar, dass das Unternehmen auf absehbare Zeit länger ins Minus fällt, werden Gegenmaßnahmen wie Umplanung, Kostenreduzierung oder Einnahmensteigerung notwendig. Ggf. muss auch über die Zuführung von Eigen- und/oder Fremdkapital nachgedacht werden.
Was bei der Finanzplanung unbedingt berücksichtigt werden sollte, ist das nicht jeder Kunde sofort oder noch im selben Monat bezahlt. Gründe liegen beispielsweise in einer Verzögerung der Leistungserbringung, bei der Rechnungsstellung oder bei der Geltendmachung von Mängeln seitens des Auftraggebers. Solche Vorkommnisse können auf der Einnahmenseite zur Verzögerungen führen und sollte daher in der Finanzplanung respektive in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.
Gleiches gilt natürlich auch auf der Ausgabenseite, denn die anfallenden Kosten werden nicht immer pro Monat gleich ausfallen. Beispielsweise buchen Versicherungen Beiträge quartalsmäßig, halbjährlich oder nur einmal im Jahr ab. Auch solche Posten müssen im Rahmen der Finanzplanung auf dem Schirm sein. Hier bietet es sich beispielsweise bei der Aktualisierung an, die Kontoauszüge aus dem letzten Jahr nach solchen Schwankungen zu durchforsten, um die Planung auf eine solidere Basis zu stellen.
Wer eine umsatzsteuerpflichtige Unternehmung führt, muss außerdem eine Nettoplanung vornehmen. Die Vereinnahmung der Umsatzsteuer und die Ausgabe bezahlter Vorsteuern müssen berücksichtigt werden. Grundsätzlich kann man diese wie einen – wenn auch sehr kurzfristigen – Kredit des Finanzamtes betrachten, der zu einem bestimmten Stichtag monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt zurückgezahlt werden muss.
Umsatz- und Kostenplanung
Die Umsatz- und Kostenplanung im Rahmen der Finanzplanung stellt regelmäßig eine langfristige Planung dar. Hier wird ein Planungszeitraum zwischen drei und fünf Jahren angesetzt. Das erste Jahr bzw. laufende Geschäftsjahr wird monatlich, die folgenden Jahre beispielweise quartalsmäßig angegeben.
Mit der Umsatz- und Kostenplanung, auch bekannt unter dem Namen Gewinn- und Verlustrechnung, wird in der Regel zuerst im Rahmen der Finanzplanung erstellt. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt ein einfaches und zugleich effektives Controlling-System dar. Die meisten Existenzgründer und Selbstständigen führen eine solche Planung in einer Excel-Tabelle. Diese sollte aus mehreren einzelnen Tabellen mit Detailplanung bestehen. Wichtig dabei ist, dass im Rahmen der Finanzplanung alle Tabellen und das Anlagenverzeichnung sowie bei der Aufnahme von Fremdkapital auch ein Tilgungsplan am Ende wieder zusammengeführt werden.
In der Praxis fließen alle Einzeltabellen in einer Tabelle zusammen, in der die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Hier lassen sich dann auch die Umsätze, eingekaufte Fremdleistungen, Waren, Fixkosten, Zinsen, Abschreibungen etc. auf einen Blick ablesen.
Und auch bei der langfristiger angelegten Umsatz- und Kostenplanung gilt: Wenn absehbar ist, dass ein Planungsziel nicht erreicht werden kann, muss die Planung angepasst und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Rentabilitätsvorschau
Bei der Rentabilitätsvorschau handelt es sich um eine Gegenüberstellung von geplanten Umsätzen und Kosten auf Jahresbasis. Von den Nettoumsätzen werden alle direkt zurechenbaren Kosten abgezogen. So lässt sich der Rohertrag ermitteln. Mit diesem müssen dann alle regelmäßigen Ausgaben und sonstigen betrieblichen Kosten gedeckt werden. Was am Ende übrig bleibt ist das Betriebsergebnis.
Die Rentabilitätsvorschau im Rahmen der Finanzplanung ermöglich Aussagen zum voraussichtlichen Gewinn im laufenden und in den kommenden Geschäftsjahren – vorausgesetzt alles läuft so wie geplant.
Und auch dieser Teil der Finanzplanung ist nicht in Stein gegossen. Durch Maßnahmen zur Umsatzsteigerung bzw. zur Ausgabenverringerung lässt sich der geplante Gewinn entsprechend beeinflussen. Aber auch umgekehrt haben Umsatzeinbußen oder Ausgabensteigerungen ebenfalls Einfluss auf den zu erwartenden Gewinn. Grundsätzlich gilt, negative Effekte durch positive an einer anderen Stelle auszugleichen.
Auf unvorhergesehene Entwicklungen müssen Gründer und Selbstständige entsprechend reagieren. Die Finanzplanung bildet dafür eine sehr gute Grundlage.