Der Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft wie beispielsweise einer GmbH hat eine Vielzahl von Aufgaben und trägt eine hohe Verantwortung – sowohl gegenüber Dritten im Außenverhältnis als auch gegenüber den Gesellschaftern im Innenverhältnis. Geschäftsführer müssen die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Geschäftsmannes erfüllen (§ 43 Abs. 1 GmbHG). Für diese Erfüllt steht er ein. Einzig bei rechts- und satzungswidrigen Maßnahmen übernimmt er keine Haftung, wenn er sich vorab qualifizierten Rechtsrat eingeholt hat und die Rechtswidrigkeit nicht offenkundig ist.
Organisationspflichten des Geschäftsführers
Handeln Mitarbeiter fehlerhaft, so ist der Geschäftsführer dafür nicht verantwortlich. Das setzt allerdings voraus, dass er zuvor eine ordnungsgemäße Unternehmensorganisation eingerichtet hat. Die Mitarbeiter müssen außerdem ordnungsgemäß ausgewählt, in ihrer Aufgabe eingewiesen und überwacht werden.
Risikomanagement
Das Risikomanagement gehört ebenfalls in den Pflichtenkreis eines Geschäftsführers. Er ist dafür verantwortlich, die Risiken einer Gesellschaft zu managen. Dazu gehören alle Gefahren, die den Geschäftserfolg einer Gesellschaft mindern können.
Dokumentationspflichten des Geschäftsführers
Um sich vor Schadensersatzansprüchen der Gesellschafter zu schützen, sollte ein Geschäftsführer sein Handeln, Absprachen, Beschlüsse, Anweisungen und Hinweise der Gesellschafter dokumentieren. Durch dieses persönliche Risikomanagement kann er seine Haftungsrisiken gegenüber der Gesellschaft aus § 43 Abs. 2 GmbHG deutlich mindern.
Haftungsverzicht
Bei Abschluss eines Geschäftsführervertrages sollte der Geschäftsführer einen Haftungsverzicht vereinbaren. Durch einen solchen Haftungsverzicht kann die Haftung der Geschäftsführung für vorsätzliche Schäden eines Mitarbeiters deutlich reduziert werden. Auch Schäden, die durch fahrlässiges Verhalten des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft entstehen können, lassen sich durch einen Haftungsverzicht einschränken. Gegenüber außenstehenden Dritten dagegen ist eine Haftungsbeschränkung nicht möglich. Ein Haftungsverzicht muss im Dienstvertrag zwischen Geschäftsführung und Gesellschaft festgehalten werden.
Zustimmung der Gesellschafter
Werden die Handlungen oder ein Unterlassen des Geschäftsführers durch einen förmlichen Gesellschafterbeschluss gebilligt, hat die Versammlung der Gesellschafter gegenüber dem gesetzlichen Vertreter keine Schadensersatzansprüche mehr. Anderes gilt für das Außenverhältnis gegenüber unbeteiligten Dritten. Die Voraussetzung für einen solchen Gesellschafterbeschluss ist, dass der Geschäftsführer die Gesellschafterversammlung angemessen unterrichtet und beratend zur Seite steht.
Geschäftsführer entlasten
Die Entlastung des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung sollte regelmäßig im Rahmen der Feststellung des Jahresabschlusses für das abgelaufene Geschäftsjahres erfolgen. Dadurch werden die zurückliegenden Tätigkeiten in dem zu beschließenden Zeitraum von den Gesellschaftern gebilligt. Gleichzeitig wird die Geschäftsführung von der Haftung für diesen Zeitraum befreit. Daher sollten Geschäftsführer regelmäßig auf die Entlastung durch die Gesellschafterversammlung achten. Dabei ist wichtig zu wissen, dass es jedoch keinen Rechtsanspruch auf Entlastung gibt. Einzig und allein gibt es eine sogenannte Generalbereinigung, die einen Erlass etwaiger Schadensersatzansprüche der Gesellschafter gegenüber der Geschäftsführung gleichkommt.
Kontrollpflichten der Geschäftsführung
Sollten mehrere Geschäftsführer berufen werden, ist die Einführung eines Ressortsystems ratsam. Dadurch kann die Haftung der jeweiligen Geschäftsführer auf die einzelnen Verantwortungsbereiche beschränkt werden. Die Pflicht des jeweils zuständigen Geschäftsführers ist es dann, seinen Verantwortungsbereich zu kontrollieren und zu überwachen – und dies zu dokumentieren. In einem solchen System lässt sich die Haftung der Mitgeschäftsführer auf etwaige Überwachungsfehler beschränken.
Mithaftung der Gesellschafter
Sollte einmal ein Schaden eintreten und festgestellt werden, dass die Gesellschafterversammlung ihrerseits ihrer Überwachungspflicht gegenüber dem Geschäftsführer nicht nachgekommen ist, mindert sich der Schadensersatzanspruch gegenüber der Gesellschaft. Die Höhe des Anspruchs orientiert sich dann daran, inwieweit der entstandene Schaden vorwiegend von das eine oder anderen Organ – Geschäftsführer und Gesellschafterversammlung werden als Organe der Gesellschaft bezeichnet – verursacht worden ist bzw. es die Gesellschafterversammlung unterlassen hat, Schäden abzuwenden oder wenigstens zu mindern.
D&O-Versicherung für den Geschäftsführer
D&O-Versicherungen („Directors‘ and Officers‘ Liability Insurance“) bieten Geschäftsführern Schutz bei Pflichtverletzungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit für eine Gesellschaft aufgrund der gesetzlichen Haftungsbestimmungen entstanden sind. Voraussetzung ist, dass kein Vorsatz vorliegt bzw. keine Produkt- oder Umwelthaftung zum Tragen kommt. Eine D&O trägt die straf- und zivilrechtlichen Verfahrenskosten des Geschäftsführers. Eine solche Versicherung sollte mindestens folgende Risiken abdecken:
- Vermögensschadenhaftpflicht: Sie greift bei Ansprüchen der Gesellschaft gegenüber dem Geschäftsführer als auch bei Ansprüchen Dritter gegenüber der Geschäftsführung.
- Strafrechtsschutzversicherung: Sie deckt die Kosten bei strafrechtlichen Prozessen.
- Anstellungsvertragsrechtsschutz: Diese Versicherung kann nicht die Gesellschaft sondern muss der Geschäftsführer allein abschließen.